Der Datenschutz ist in der heutigen digitalen Geschäftswelt ein zentrales Thema. Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Unternehmen verpflichtet, personenbezogene Daten sorgfältig zu schützen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. In vielen Fällen bedeutet das auch: Ein Datenschutzbeauftragter muss benannt werden. Dabei stellt sich oft die Frage, ob ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter die bessere Wahl ist. In diesem Artikel zeigen wir, warum ein externer Datenschutzbeauftragter für viele Unternehmen die clevere und wirtschaftlich sinnvolle Lösung darstellt.
Was macht ein Datenschutzbeauftragter?
Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist dafür verantwortlich, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben im Unternehmen sicherzustellen. Dazu gehören unter anderem:
· Überwachung der Umsetzung der DSGVO und weiterer Datenschutzgesetze
· Beratung der Geschäftsführung und Mitarbeitenden in Datenschutzfragen
· Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden
· Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden
· Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen
· Kontrolle und Dokumentation datenschutzrelevanter Prozesse
Diese Aufgaben sind mit hoher Verantwortung und speziellem Fachwissen verbunden. Wer sie intern besetzen möchte, muss Zeit, Geld und Ressourcen investieren.
Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
1. Rechtssicherheit durch Expertise
Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt fundiertes Fachwissen und Erfahrung aus verschiedenen Branchen mit. Er kennt die aktuellen rechtlichen Anforderungen und kann diese gezielt auf das Unternehmen anwenden. Das reduziert das Risiko von Bußgeldern und Abmahnungen erheblich.
2. Kosteneffizienz und Kalkulierbarkeit
Im Vergleich zur Schulung und Anstellung eines internen DSB ist die externe Lösung oft günstiger. Unternehmen zahlen nur für tatsächlich erbrachte Leistungen – ohne langfristige Personalkosten oder Ausfallrisiken. Mit einem Externen Datenschutzbeauftragten erfüllen Sie alle DSGVO-Vorgaben professionell.
3. Unabhängigkeit und Objektivität
Ein externer DSB handelt unabhängig von internen Interessen oder Betriebsblindheit. Er beurteilt Prozesse objektiv und kann auf Missstände ohne Interessenskonflikte hinweisen – ein entscheidender Vorteil gegenüber internen Rollen.
4. Zeitersparnis und Entlastung
Ein externer DSB übernimmt alle datenschutzbezogenen Aufgaben und entlastet so interne Mitarbeitende. Das spart Zeit, minimiert Fehlerquellen und schafft Freiräume für das Kerngeschäft.
5. Aktualität durch ständige Weiterbildung
Externe Datenschutzbeauftragte sind gesetzlich verpflichtet, sich regelmäßig weiterzubilden. Das sichert aktuelles Wissen zu Rechtsprechung, Technik und Umsetzungspraxis – und schützt Unternehmen vor rechtlichen Lücken.
6. Flexible Vertragsgestaltung
Ob dauerhaft, projektbezogen oder als kurzfristige Übergangslösung – der externe Datenschutzbeauftragte kann flexibel beauftragt und eingesetzt werden. Das schafft Handlungsspielraum ohne organisatorischen Aufwand.
FAQ: Häufige Fragen zum externen Datenschutzbeauftragten
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben?
Laut DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist ein Datenschutzbeauftragter unter anderem dann erforderlich, wenn im Unternehmen mindestens 20 Personen regelmäßig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind oder besonders sensible Daten verarbeitet werden.
Kann ein Unternehmen freiwillig einen externen Datenschutzbeauftragten beauftragen?
Ja, auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, entscheiden sich viele Unternehmen freiwillig für einen externen DSB, um Haftungsrisiken zu minimieren und den Datenschutz professionell umzusetzen.
Welche Qualifikationen sollte ein externer Datenschutzbeauftragter mitbringen?
Ein externer DSB sollte fundierte Kenntnisse im Datenschutzrecht, Erfahrung im praktischen Datenschutzmanagement sowie technisches Verständnis mitbringen. Zertifizierungen wie TÜV oder DEKRA können ein zusätzliches Qualitätsmerkmal sein.
Ist ein externer Datenschutzbeauftragter weisungsgebunden?
Nein, ein externer DSB arbeitet unabhängig und ist in seiner fachlichen Einschätzung nicht weisungsgebunden. Er ist jedoch zur Verschwiegenheit verpflichtet und handelt im Interesse der datenschutzkonformen Unternehmensführung.
Wie erfolgt die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten?
In der Regel erfolgt eine Bestandsaufnahme der aktuellen Datenschutzsituation im Unternehmen. Darauf aufbauend werden Maßnahmen erarbeitet und umgesetzt. Die Kommunikation kann digital oder vor Ort erfolgen – abhängig vom Umfang und Bedarf.
Welche Kosten entstehen bei einem externen Datenschutzbeauftragten?
Die Kosten variieren je nach Unternehmensgröße, Branche und Leistungsumfang. Viele Dienstleister bieten transparente Monatspauschalen oder projektbezogene Abrechnungsmodelle an. Im Vergleich zur internen Lösung sind externe DSBs meist günstiger.
Kann ein externer Datenschutzbeauftragter auch bei Audits und Behördenanfragen unterstützen?
Ja, externe DSBs übernehmen die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und begleiten Datenschutz-Audits sowie externe Prüfungen. Sie agieren als kompetente Schnittstelle zwischen Unternehmen und Behörden.
Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet Unternehmen eine professionelle, wirtschaftliche und unabhängige Lösung, um den stetig wachsenden Anforderungen im Datenschutz gerecht zu werden. Gerade für kleine und mittelständische Betriebe ist die externe Lösung oft nicht nur günstiger, sondern auch rechtlich sicherer. Wer beim Datenschutz auf Fachkompetenz und Praxiserfahrung setzt, profitiert langfristig – nicht nur im Hinblick auf gesetzliche Vorgaben, sondern auch beim Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitenden.
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